Wettelijke vertegenwoordigers
Bevoegdheid binnen eHerkenning: hoe werkt het?
Op deze pagina vindt u informatie over de rol van wettelijke vertegenwoordigers bij eHerkenning. U hoeft zelf geen wettelijke vertegenwoordiger te zijn om eHerkenning voor uw organisatie aan te vragen. Lees verder om te ontdekken hoe dit precies werkt.
Bevoegd vertegenwoordigers toevoegen
Alle aanvragen voor eHerkenning moeten goedgekeurd worden door de bevoegde vertegenwoordiger van de organisatie. De bevoegde vertegenwoordigers en hun functies zijn te vinden op het KvK-uittreksel van de organisatie, waar zij worden aangeduid als Eigenaar, Bestuurder of Gevolmachtigde.
Het is belangrijk om te weten dat de bevoegde vertegenwoordiger niet per se de gebruiker van het eHerkenningsmiddel hoeft te zijn. Tijdens het registratieproces ontvangt de bevoegde vertegenwoordiger uw aanvraag en heeft hij of zij de mogelijkheid om deze goed- of af te keuren.
Een bevoegde vertegenwoordiger kan bovendien een bedrijfsbeheerder aanstellen. Deze persoon is verantwoordelijk voor het beheren van alle eHerkenning-aanvragen binnen de organisatie en heeft de bevoegdheid om eHerkenning aan te vragen voor medewerkers. Met een bedrijfsbeheerder hoeven toekomstige aanvragen niet meer goedgekeurd te worden door een bevoegde vertegenwoordiger, wat het proces vereenvoudigt.
Lees meer over de voordelen van bedrijfsbeheerders op deze pagina
Vormen van bevoegdheid
In de volgende gevallen is ondertekening door één bevoegde vertegenwoordiger voldoende:
- De vertegenwoordiger is in het KvK-uittreksel vermeld als alleen/zelfstandig bevoegd.
- De vertegenwoordiger staat in het KvK-uittreksel vermeld als eigenaar.
- De vertegenwoordiger is in het KvK-uittreksel vermeld met een volledige of onbeperkte volmacht.
In de volgende gevallen is ondertekening door meerdere bevoegde vertegenwoordigers noodzakelijk:
Gezamenlijke bevoegdheid
- Voor EH2+ moeten minimaal twee bevoegde vertegenwoordigers het registratieformulier ondertekenen.
- Voor EH3 moet de meerderheid van de bevoegde vertegenwoordigers het registratieformulier ondertekenen.
Bepaalde bevoegdheid
- Voor EH2+ geldt eveneens dat minimaal twee bevoegde vertegenwoordigers het registratieformulier moeten ondertekenen.
- Voor EH3 is de meerderheid van de bevoegde vertegenwoordigers vereist om het registratieformulier te ondertekenen.
- Voor EH4 is het niet mogelijk om eHerkenning aan te vragen met beperkingen in de bevoegdheid.
Houd er rekening mee dat aanvragen waarvoor meerdere vertegenwoordigers nodig zijn, langer kunnen duren. Zorg ervoor dat u vooraf alle betrokken personen op de hoogte stelt van uw aanvraag, zodat u tijdig de benodigde goedkeuringen kunt verzamelen. Dit versnelt het aanvraagproces.
In sommige gevallen wordt er geen bevoegde vertegenwoordiger vermeld op het KvK-uittreksel. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in de volgende situaties:
- Rechtspersoon (B.V., N.V., etc.): Wanneer er een rechtspersoon is vermeld onder “Bestuurders” of “Gevolmachtigden” op het KvK-uittreksel, vindt u de gegevens van de bevoegde vertegenwoordiger terug in het KvK-uittreksel van die rechtspersoon.
- Overheidsorganisatie: Bij een aanvraag namens een overheidsorganisatie kan deze organisatie een tekenbevoegd persoon laten registreren in het handelsregister van de KvK. Dit gebeurt via een speciaal formulier, genaamd ‘Inschrijven functionaris publiekrechtelijk rechtspersoon’. Hiermee kan een speciale machtiging voor de aanvraag en het beheer van eHerkenningsmiddelen binnen de overheidsorganisatie worden vastgelegd.
- Gemeenten: De burgemeester van een gemeente is altijd zelfstandig bevoegd. Wij adviseren gemeenten om direct bedrijfsbeheerder(s) aan te stellen. Een bedrijfsbeheerder kan toekomstige aanvragen voor eHerkenning goedkeuren, wat voorkomt dat de burgemeester elke aanvraag persoonlijk moet ondertekenen.
